Política de Tratamiento de Datos Personales.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la «Política») establece qué datos personales recolecta BEEP, las finalidades de su tratamiento, con quién se comparten, dónde se almacenan, durante cuánto tiempo se conservan y los mecanismos a través de los cuales los titulares pueden conocerlos, actualizarlos, rectificarlos y solicitar su supresión.

Esta Política se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1074 de 2015 (Capítulo 25 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2), hace parte integral de los Términos y Condiciones de Uso de BEEP y se encuentra publicada en beepapp.appo-abbi.com/privacidad.

01 Responsable del tratamiento

• Razón social: APPO & ABBI S.A.S.
• NIT: 902.093.842-5
• Domicilio: Bogotá D.C., Colombia
• Dirección: Diagonal 76 # 1-45, Bogotá D.C.
• Teléfono: 320 997 9387
• Correo electrónico para asuntos de datos personales: ap-ab@appo-abbi.com
• Área responsable de la atención de solicitudes: el equipo de BEEP, a través del correo ap-ab@appo-abbi.com.

En la presente Política, el responsable se denominará «BEEP».

02 Datos personales objeto de tratamiento

2.1 Datos de la cuenta

• Nombre, correo institucional y, si el titular decide suministrarlos, número de celular, carrera y semestre: para identificar al titular y verificar su calidad de estudiante de la Universidad de los Andes. El nombre, la carrera, la fotografía y las calificaciones del perfil pueden ser vistos por otros Usuarios autenticados al buscar perfiles y coordinar Viajes; el correo y el celular no se muestran en la búsqueda pública de perfiles.
• Fotografía de perfil (opcional): si el titular decide cargarla, se muestra en su perfil y en los Viajes. Se almacena en un enlace de acceso público, por lo que puede ser vista por quien disponga de dicho enlace.
• Fecha y versión de las autorizaciones y de los términos aceptados: para acreditar la aceptación del titular.

2.2 Datos de los Conductores

• Vehículo: placa, marca, color y número de puestos.
• Licencia de conducción y SOAT: fotografías y fechas de vencimiento.

Estos datos se utilizan para revisar y habilitar a los Conductores, y para informar a los Pasajeros el vehículo en el que viajarán. Las fotografías de los documentos se almacenan en un espacio privado al que solo tiene acceso el equipo de BEEP.

2.3 Datos de los Viajes

• Viajes y reservas: origen, destino, fechas y horas, puntos y direcciones de recogida, valor del Aporte y estado del Viaje, para coordinar los Viajes, mantener el historial del Usuario y administrar los Programas de beneficios.
• Código de verificación del Viaje: para confirmar que el Pasajero abordó el vehículo.
• Chat entre Pasajero y Conductor: para coordinar el encuentro. El chat se cierra veinticuatro (24) horas después del Viaje.
• Calificaciones (estrellas y comentarios), reportes, bloqueos y registro de Faltas: para la seguridad y la confianza de la comunidad.

2.4 Ubicación y lugares guardados

• Ubicación del dispositivo: se utiliza únicamente con el permiso del titular y mientras usa la aplicación, para sugerir el sentido del Viaje, centrar el mapa y buscar Viajes cercanos. La ubicación se usa en el momento y BEEP no almacena un historial de los lugares en los que ha estado el titular. Solo se conservan los puntos de los Viajes y los lugares guardados.
• Casa, lugares guardados y avisos de Viajes guardados (nombre, referencia y ubicación): para agilizar la publicación y la búsqueda de Viajes.

2.5 Mi horario

Si el titular activa esta función opcional, BEEP almacena los días, horas y zonas de su horario de clases para informarle sobre Viajes compatibles. La lectura de la fotografía o del archivo PDF se realiza mediante un servicio de inteligencia artificial de un proveedor externo, configurado para no conservar la imagen. Esta función cuenta con una autorización independiente, que se otorga al activarla.

2.6 Uso de la aplicación

• Notificaciones e identificador del dispositivo: para informar sobre reservas, mensajes y cambios en los Viajes.
• Registro de acciones en la aplicación (por ejemplo, la publicación o reserva de un Viaje): para medir y mejorar el servicio. Este registro se almacena en la base de datos propia de BEEP.
• Datos técnicos de Google Maps en Android: su SDK recopila dirección IP, metadatos del dispositivo y de las solicitudes, un identificador seudónimo, registros de fallas e interacciones con el mapa, como desplazamientos y zoom. Google los utiliza para mantener y mejorar sus servicios, conforme a su Política de Privacidad.
• Datos técnicos que generan los servidores cuando se usa la aplicación, como la dirección IP y la fecha y hora de cada solicitud y de cada inicio de sesión: para la seguridad y el funcionamiento del servicio.

2.7 Programas de beneficios

• Código de invitación y relación entre quien invita y quien es invitado: para el programa de invitaciones, actualmente suspendido.
• Historial de Viajes: para verificar el cumplimiento de misiones o el desempeño en concursos y entregar cupones o premios, propios o de Aliados, cuando estos programas estén activos y conforme a las condiciones publicadas en la aplicación.

2.8 Pagos

BEEP no cuenta con billetera digital ni procesa pagos, por lo que no recolecta datos financieros de los titulares. Durante el piloto de BEEP algunos titulares usaron la billetera de la aplicación, que hoy está apagada; si fue su caso, BEEP conserva sus movimientos (saldo, recargas, pagos y retiros, y la cuenta a la que se pidió cada retiro) conforme a la sección 7. BEEP proyecta implementar pagos dentro de la aplicación; cuando ello ocurra, actualizará la presente Política y solicitará la autorización correspondiente antes de tratar cualquier dato financiero.

2.9 Lista de espera del sitio web

Correo electrónico, nombre y rol de las personas inscritas en la lista de espera, con el fin de invitarlas al piloto de BEEP.

2.10 Datos sensibles

BEEP no solicita datos sensibles (relativos a la salud, al origen racial o étnico, a la orientación política, a las convicciones religiosas, datos biométricos y similares). Si en el futuro fueran necesarios, se solicitarán de manera separada, se informará su finalidad y el titular no estará obligado a suministrarlos.

03 Finalidades del tratamiento

Con la autorización del titular, BEEP trata sus datos personales para las siguientes finalidades:

• Crear y administrar la cuenta, y verificar la calidad de estudiante de la Universidad de los Andes y la mayoría de edad del titular.
• Habilitar a los Conductores y revisar sus documentos.
• Publicar, buscar, reservar y coordinar Viajes; habilitar el chat y el Código de verificación; y registrar el valor de los Viajes pagados en efectivo.
• Proteger la seguridad de la comunidad mediante calificaciones, reportes, bloqueos, registro de Faltas, investigación de incidentes, prevención del fraude y suspensión de cuentas.
• Atender reclamaciones y resolver controversias entre Usuarios.
• Enviar notificaciones sobre la cuenta y los Viajes y, si el titular activa Mi horario, avisos sobre Viajes compatibles.
• Administrar los Programas de beneficios: invitaciones, misiones, cupones, concursos y premios, propios o con Aliados.
• Enviar publicidad y promociones de BEEP y de sus Aliados a través de notificaciones y correo electrónico. Dichos mensajes son enviados por BEEP, que no entrega a los Aliados los datos de contacto del titular.
• Conformar y administrar las bases de datos de BEEP, y medir y mejorar el servicio.
• Elaborar estadísticas y estudios con información agregada o anonimizada, que no permita identificar al titular, y compartir sus resultados con los Aliados.
• Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias, y atender requerimientos de autoridades competentes.

Las notificaciones de publicidad llegan solo a quien las active en la aplicación, en Perfil › Notificaciones › «Promociones y concursos», y se pueden apagar ahí mismo en cualquier momento. El titular también podrá solicitar en cualquier momento dejar de recibir publicidad, a través del mecanismo incluido en cada mensaje o escribiendo a ap-ab@appo-abbi.com, sin que ello afecte la prestación del servicio.

04 Menores de edad

BEEP está dirigida exclusivamente a mayores de dieciocho (18) años. Al registrarse, el titular declara su mayoría de edad. Si BEEP advierte que un menor de edad ha creado una cuenta, procederá a cerrarla y a suprimir sus datos.

05 Acceso a los datos y destinatarios

5.1 Otros Usuarios

Otros Usuarios autenticados de la misma universidad pueden buscar perfiles y ver el nombre, la carrera, la fotografía de perfil, si se ha cargado, y las calificaciones del titular. Al coordinar un Viaje también pueden ver el vehículo y la placa del Conductor. El horario registrado en Mi horario, los documentos del Conductor y el historial completo de Viajes son privados. Cada participante puede consultar los Viajes compartidos que respaldan sus estampillas. Las clasificaciones de campañas muestran códigos y puntos; el nombre y la inicial del apellido solo se muestran si el titular autoriza esa visibilidad.

5.2 Equipo de BEEP

El equipo de BEEP accede a los datos a través de un panel administrativo de acceso restringido, que registra cada acción realizada. Solo accede el personal que lo requiere para el ejercicio de sus funciones.

5.3 Proveedores tecnológicos

BEEP utiliza los siguientes proveedores tecnológicos para prestar el servicio. Los encargados tratan los datos por cuenta de BEEP; Google Maps también realiza el tratamiento descrito a continuación conforme a sus propias condiciones y política de privacidad:

• Supabase: base de datos, inicio de sesión y almacenamiento de fotografías. Recibe los datos que BEEP almacena para administrar las cuentas, los Viajes y las funciones descritas en la sección 2. Estados Unidos (Ohio).
• Render: servidor de la aplicación. Recibe los datos necesarios para cada operación. Estados Unidos.
• Google Maps: mapas, direcciones y rutas. Recibe las direcciones, términos de búsqueda y ubicaciones consultadas, además de los datos técnicos descritos en la sección 2.6. Google puede conservar y utilizar estos datos para prestar y mejorar sus productos y servicios, conforme a su Política de Privacidad. Estados Unidos y otros países.
• Brevo: envío del correo con el código de acceso. Recibe el correo institucional. Unión Europea.
• Google Firebase y Apple: envío de notificaciones. Reciben el identificador del dispositivo y el contenido del aviso. Estados Unidos.
• OpenRouter, con un modelo de Google: lectura de la fotografía o del archivo PDF del horario, solo si el titular lo carga. Recibe la imagen del horario y está configurado para no conservarla. Estados Unidos.
• Zoho: buzón del correo ap-ab@appo-abbi.com. Recibe el contenido de las solicitudes del titular. Estados Unidos.
• Netlify: alojamiento del sitio web beepapp.appo-abbi.com. Recibe la dirección IP de quienes lo visitan. Estados Unidos.
• Google Fonts y Cloudflare (cdnjs): tipografías y archivos del sitio web. Reciben la dirección IP del navegador. Estados Unidos y otros países.

5.4 Aliados

BEEP no vende los datos personales de sus Usuarios ni entrega a los Aliados su nombre, correo electrónico o número de celular. Con los Aliados solo se comparten resultados estadísticos o anonimizados.

Si en el futuro el titular decide vincular su cuenta con un Aliado de BEEP, se le solicitará una autorización independiente, en la que se indicarán los datos que serán compartidos.

5.5 Autoridades

BEEP suministrará datos personales a las autoridades judiciales o administrativas que los requieran en ejercicio de sus funciones legales.

06 Transferencia y transmisión internacional de datos

La mayoría de los datos de BEEP se almacenan fuera de Colombia, principalmente en los Estados Unidos de América y, en el caso del correo de acceso, en la Unión Europea, por ser los lugares donde operan los proveedores indicados en la sección 5.3. Los datos se tratan para las finalidades y conforme a las condiciones descritas en dicha sección, con las garantías exigidas por el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015. Al aceptar la presente Política, el titular autoriza expresamente dicho envío de datos.

07 Plazos de conservación

Los siguientes plazos describen la conservación de datos por BEEP. Google Maps conserva y trata los datos que recibe conforme a su propia Política de Privacidad, según la sección 5.3. Una vez cumplido cada plazo de BEEP, los datos serán suprimidos o anonimizados, salvo que una norma o una autoridad competente exija su conservación por un periodo mayor.

• Datos de la cuenta y fotografía: mientras la cuenta esté activa. Se suprimen dentro de los treinta (30) días siguientes a la eliminación de la cuenta.
• Prueba de las autorizaciones: mientras la cuenta esté activa.
• Vehículo, licencia y SOAT: mientras la cuenta esté activa. Se suprimen al eliminarla.
• Viajes y reservas: mientras la cuenta esté activa. El recorrido calculado de cada Viaje y el punto exacto de recogida se suprimen veinticinco (25) días después del Viaje, y las rutas que se calculan sin publicar un Viaje, en uno o dos días.
• Casa, lugares y avisos guardados: hasta que el titular los elimine o elimine su cuenta.
• Ubicación del dispositivo: BEEP la utiliza en el momento y no almacena un historial de ubicación; los puntos de Viajes y lugares guardados se conservan conforme a los apartados anteriores.
• Datos técnicos de los servidores: se suprimen automáticamente a los siete (7) días los registros de la base de datos y en máximo treinta (30) días los del servidor de la aplicación. La dirección IP de cada sesión se conserva mientras la sesión esté abierta.
• Mi horario: hasta su vencimiento o hasta que el titular lo elimine.
• Chat: ciento ochenta (180) días contados desde el Viaje. Si existe un reporte abierto sobre ese Viaje, se conserva hasta resolverlo.
• Código de verificación: el código se suprime al cerrarse el Viaje; el registro de la verificación se conserva durante un (1) año.
• Calificaciones, reportes, bloqueos y Faltas: mientras la cuenta esté activa. Tras su eliminación, los reportes se conservan sin el nombre de quien reportó, para la seguridad de la comunidad.
• Notificaciones: mientras la cuenta esté activa; los avisos de Mi horario se suprimen a los treinta y un (31) días. Identificador del dispositivo: hasta que el titular cierre sesión en ese dispositivo o elimine su cuenta.
• Registro de acciones en la aplicación: dos (2) años, tras los cuales se anonimiza. Si el titular elimina su cuenta, se anonimiza de inmediato.
• Invitaciones: mientras la cuenta esté activa.
• Evidencia de campañas y concursos (conteos de Viajes, estampillas y clasificaciones): seis (6) meses contados desde el cierre de cada campaña, o hasta resolver una reclamación sobre ella; después se suprime o anonimiza. La relación de ganadores y premios entregados se conserva durante un (1) año desde la entrega.
• Movimientos de la billetera del piloto: diez (10) años, como exige la ley contable (artículo 28 de la Ley 962 de 2005); tras la eliminación de la cuenta, sin el nombre del titular.
• Lista de espera del sitio web: hasta que la persona cree su cuenta o, en su defecto, durante los doce (12) meses siguientes a su inscripción.
• Solicitudes enviadas a ap-ab@appo-abbi.com: dos (2) años contados desde su respuesta.

La información estadística o anonimizada que no permita identificar al titular podrá conservarse por tiempo indefinido.

08 Eliminación de la cuenta

El titular puede eliminar su cuenta en cualquier momento desde la aplicación, en Perfil › Eliminar mi cuenta, siempre que no tenga Viajes publicados ni reservas activas. En la mayoría de los casos la eliminación es inmediata: se suprimen la cuenta, el perfil, la fotografía, los documentos y los datos de los Viajes. Cuando existen asuntos pendientes, como un reporte abierto o movimientos de la billetera del piloto, BEEP cierra la cuenta de inmediato y termina de eliminarla dentro de los quince (15) días hábiles siguientes. El titular también puede solicitar la eliminación escribiendo a ap-ab@appo-abbi.com desde su correo institucional.

Con la eliminación de la cuenta, los datos se suprimen o anonimizan en los plazos previstos en la sección 7. BEEP solo conservará la información que la ley le obligue a guardar y la necesaria para atender reclamaciones y proteger la seguridad de la comunidad, durante los plazos allí indicados.

09 Medidas de seguridad

• Acceso restringido del equipo de BEEP, con registro de cada acción en el panel administrativo.
• Almacenamiento de los documentos de los Conductores en un espacio privado, separado de las fotografías de perfil.
• Acceso a la aplicación mediante un código enviado al correo institucional, sin uso de contraseñas.
• Proveedores con medidas de seguridad propias, que tratan los datos para las finalidades descritas en la sección 5.3.

Si se presenta un incidente de seguridad que afecte los datos del titular, BEEP se lo informará y lo reportará a la Superintendencia de Industria y Comercio, conforme a la ley.

10 Derechos del titular

El titular de los datos tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante BEEP.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales.

11 Procedimiento para el ejercicio de los derechos

Las solicitudes son atendidas por el equipo de BEEP. El titular deberá enviarlas a ap-ab@appo-abbi.com, preferiblemente desde su correo institucional, o por los canales indicados en la sección 1, con su nombre, la descripción de su solicitud y, si es el caso, los documentos que pretenda hacer valer.

• Consultas: se atenderán en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Cuando no fuere posible atenderlas en dicho término, se informará al titular el motivo y se atenderán dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
• Reclamos: se atenderán en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados desde su recibo. Cuando no fuere posible atenderlos en dicho término, se informará al titular el motivo y se atenderán dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al titular dentro de los cinco (5) días siguientes a su recibo para que subsane las fallas; transcurridos dos (2) meses desde el requerimiento sin que presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Estos plazos corresponden a los establecidos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.

12 Modificaciones a la Política

Cualquier modificación sustancial a la presente Política será informada al titular por correo electrónico y dentro de la aplicación antes de su entrada en vigencia. Si la modificación se refiere a las finalidades del tratamiento, se solicitará nuevamente la autorización del titular.

13 Vigencia

La presente Política rige a partir del 25 de octubre de 2026. La versión 1.2 rigió desde el 10 de octubre de 2026 hasta esa fecha. Las bases de datos de BEEP permanecerán vigentes mientras BEEP desarrolle su actividad y conserve los datos conforme a la sección 7.

14 Texto de la autorización

Al registrarse, el titular marca una casilla que se presenta sin marcar, con el siguiente texto, y BEEP conserva la fecha, la hora y la versión aceptada:

«Declaro que soy mayor de dieciocho (18) años. Acepto los Términos y Condiciones de Uso y autorizo a APPO & ABBI S.A.S. (BEEP) a tratar mis datos personales —nombre, correo institucional, número de celular, carrera, semestre, fotografía de perfil si decido cargarla, datos de mis viajes y, si soy Conductor, los de mi vehículo, licencia de conducción y SOAT— para operar el servicio de viajes compartidos entre estudiantes, proteger la seguridad de la comunidad, administrar sus programas de beneficios, conformar sus bases de datos, elaborar estadísticas y enviarme publicidad de BEEP y de sus aliados, conforme a su Política de Tratamiento de Datos Personales. BEEP no vende mis datos. Entiendo que BEEP utiliza proveedores que almacenan los datos fuera de Colombia, principalmente en los Estados Unidos de América. Puedo conocer, actualizar, rectificar o solicitar la supresión de mis datos, dejar de recibir publicidad y revocar esta autorización escribiendo a ap-ab@appo-abbi.com.»

Este texto se presenta desde la versión 1.1 de la aplicación (versión 1.3 de la autorización). Quienes se registraron con la versión 1.0 de la aplicación marcaron la casilla con el siguiente texto:

«Tengo 18 años o más, acepto los Términos de uso y la Política de privacidad, y autorizo el tratamiento de mis datos personales»

Con cualquiera de las dos casillas, el titular autoriza el tratamiento de sus datos personales para las finalidades descritas en la sección 3 de la presente Política, incluida la transmisión internacional descrita en la sección 6.

La autorización para la función Mi horario se solicita por separado, al activarla.